DATENSCHUTZERKLÄRUNG für die Datenbank „UBAconnect für das Handwerk“

Stand: 08/2022

1. Verantwortlichkeit

Im Folgenden möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Datenbank UBAconnect für das Handwerk, abrufbar unter der URL https://ubaconnect-handwerk.de/ (nachfolgend „Datenbank“ genannt) informieren. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

Verantwortlich für die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung ist die Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk e. V. (ZWH), Sternwartstraße 27-29, 40223 Düsseldorf, info@zwh.de, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Sebastian Knobloch (nachfolgend „wir“ genannt).

2. Datenschutzbeauftragte

Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten: Sie können unsere Datenschutzbeauftragte Stefanie Gloede unter datenschutz@zwh.de oder unter Datenschutzbeauftragte c/o Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk e. V. (ZWH), Sternwartstraße 27-29, 40223 Düsseldorf, erreichen.

3. Zugriff auf die Datenbank

Bei Zugriff auf die Datenbank wird gespeichert, was ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient. In der Protokolldatei werden folgende Daten erfasst:

  • IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs,
  • übertragene Datenmenge,
  • Statusmeldung über Erfolg oder Misserfolg des Abrufs,
  • Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems,
  • Adresse der anfragenden Domain sowie
  • Name Ihres Internetzugangsproviders.

Die Erhebung der Zugriffsdaten ist technisch notwendig, um Ihrem Endgerät den Aufruf unserer Datenbank zu ermöglichen. Diese Daten erlauben ohne gesonderten Aufwand keinen Rückschluss auf Ihre Person.

4. Weiterverarbeitung zur statistischen Auswertung, Missbrauchsprävention und Gewährleistung der IT‑Sicherheit

Wir nutzen die Anmeldedaten zur Verfolgung berechtigter Interessen, nämlich zur statistischen anonymisierten Auswertung der Nutzung der Datenbank, um diese nutzerfreundlicher zu gestalten, Fehler zu finden, Serverkapazitäten zu steuern sowie dazu, sie im Falle einer rechtswidrigen Nutzung unserer Datenbank zur Rechtsverfolgung verwerten zu können. Sie verpflichten sich, bei Anmeldung in der Datenbank korrekte Angaben zu machen. Bei Missbrauch behalten wir uns vor, Nutzende zu sperren. Die Zugriffsdaten werden für vierzehn Tage gespeichert und im Anschluss gelöscht.

5. Nutzung der Datenbank

Um den Nutzenden die Eintragung in unsere Datenbank zu ermöglichen, finden die für die Matchingmaßnahme erforderlichen Datenverarbeitungsvorgänge statt. Wir haben die Nutzung unserer Datenbank für verschiedene Konstellationen vorgesehen.

Aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit werden Ihre Daten bei Registrierung von der Anmeldemaske auf https://www.unternehmen-berufsanerkennung.de/uba-connect#1 verarbeitet und bei Auswahl eines Handwerksberufs werden Ihre Daten an die von der ZWH e.V. betriebene Datenbank UBAconnect für das Handwerk (https://ubaconnect-handwerk.de) weitergeleitet. Im Rahmen der Anmeldung werden je nach Rolle der Nutzenden (5.1 Betriebe und 5.2 Handwerkskammern) die unter 5.1 oder 5.2 angegebenen Daten erfasst und gespeichert. Zudem wird gespeichert, wann Daten erstellt und wann sie geändert werden. Im Falle der Benutzerkonten wird erfasst, wann die Nutzenden sich das letzte Mal eingeloggt haben. Diese Daten werden gelöscht, wenn die Nutzenden ihr Profil löschen. Falls ein Betrieb zusätzlich in der IHK-Datenbank angemeldet ist, beachten Sie bitte, dass diese unabhängig ist und Ihr Profil zusätzlich dort gelöscht werden muss, wenn dies gewünscht ist.

5.1 Registrierung von Betrieben

Wir registrieren Sie unter Angabe der folgenden personenbezogenen Daten in unserer Datenbank:

  • Name des Unternehmens
  • Adresse des Unternehmens
  • Verantwortliche Kammer
  • Postleitzahl des Ortes
  • Stadt
  • Ansprechpartner*in
  • E‑Mail-Adresse einer Kontaktperson
  • Telefonnummer einer Kontaktperson
  • Berufe
  • Anzahl der Beschäftigten
  • Sind Sie ausbildender Betrieb?
  • Optional: Branche, Fremdsprachenkenntnisse und sonstige Angaben (Freitext)

Diese Daten werden stets für das registrierte Unternehmen in der Datenbank hinterlegt und verarbeitet. Ohne die Angabe dieser Daten kann der Betrieb nicht zum Zwecke der Vermittlung einer Fachkraft für eine Anpassungsqualifizierungsmaßnahme kontaktiert werden.

Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse des Accounts wird ein Link zur Verifikation gesendet.

Die nutzende Person muss bei Registrierung einen Benutzername und ein Passwort angeben. Im Login-Bereich kann ein neues Passwort angefordert werden, die Nutzenden erhalten zu diesem Zweck per E-Mail einen Link zur Änderung. Der Benutzername ist ausschließlich für die Handwerkskammern sowie für die mit der Betreuung und Wartung der Datenbank betrauten Mitarbeitenden der ZWH e.V. sichtbar.

Handelt es sich bei den Nutzenden um einen Betrieb, in dem auch IHK-Berufe ausgewählt werden können, werden beim Import der Daten auch die ID der zuständigen Industrie- und Handelskammer sowie die Information, dass das Benutzerprofil auch im IHK-Bereich aktiv ist, in der Datenbank gespeichert. Diese Information ist für die Nutzenden selbst nicht zugänglich.

5.2 Registrierung von Handwerkskammern

Wir registrieren Sie unter Angabe der folgenden personenbezogenen Daten in unserer Datenbank:

  • Name der Handwerkskammer
  • Adresse der Handwerkskammer
  • E-Mail-Adresse einer Kontaktperson
  • Telefonnummer einer Kontaktperson

Diese Daten werden stets für die angelegte Handwerkskammer in der Datenbank hinterlegt und verarbeitet. Ohne die Angabe dieser Daten kann diese nicht an der Nutzung der Datenbank teilhaben.

Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse des Accounts wird ein Link zur Verifikation gesendet.

Der Zugang zur Datenbank wird durch uns angelegt und anschließend Benutzername und Passwort für den Login per Telefonkontakt an den/die zuständige*n Mitarbeitende*n übermittelt. Beim ersten Login ist das Passwort zu ändern. Im Login-Bereich kann ein neues Passwort angefordert werden, die Nutzenden erhalten zu diesem Zweck per E-Mail einen Link zur Änderung. Der Benutzername ist ausschließlich für die Handwerkskammern sowie für die mit der Betreuung und Wartung der Datenbank betrauten Mitarbeitenden der ZWH e.V. sichtbar.

5.3 Matching durch die Handwerkskammern

Die Daten der Nutzenden werden im Zuge des Matchingverfahrens verwendet, d.h. die Handwerkskammern nutzen diese Daten, um Betriebe zum Zwecke der Vermittlung einer Fachkraft für eine Anpassungsqualifizierungsmaßnahme zu kontaktieren. Zugriff auf die von Ihnen angegebenen Daten haben demnach die Handwerkskammern und die mit der Betreuung und Wartung der Datenbank betrauten Mitarbeitenden der ZWH e.V., indem diese nach Ihren Daten filtern bzw. suchen können. Zur Optimierung des Matchingprozesses können diese Daten von den oben Genannten ergänzt und weiterverarbeitet werden. Zudem können die Kontaktdaten der Betriebe bei einem möglichen Matching durch die Handwerkskammern an die an einer Anpassungsqualifizierung interessierte Person weitergegeben werden. Der angemeldete Betrieb kann über das Matching hinaus von den Handwerkskammern sowie von den mit der Betreuung und Wartung der Datenbank betrauten Mitarbeitenden der ZWH e.V. kontaktiert werden, wenn dieser Punkt im Registrierungsprotokoll bestätigt wurde. Diese Einwilligung kann jederzeit im Betriebs-Profil widerrufen werden.

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir verwenden Ihre Daten nur im Rahmen des von Ihnen angeforderten Matchingprozesses und der damit im Zusammenhang stehenden Eintragung in die Datenbank und geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Eine Berechtigung liegt z. B. vor, wenn wir die Daten von einem technischen Dienstleister (z. B. IT‑Serviceprovider) im Wege der Auftragsverarbeitung speichern lassen. Dieser Dienstleister wird von uns zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Wir sind in diesem Fall vertraglich berechtigt, den Dienstleister zu kontrollieren.

Eine Berechtigung liegt ferner vor, wenn Sie uns Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weiterleitung erteilt haben.

Darüber hinaus können wir im Einzelfall dazu verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Die damit verbundene Datenverarbeitung beruht auf einer rechtlichen Verpflichtung.

7. Cookies

Wir verwenden in unserer Datenbank Session-Cookies und XSRF-Cookies. Session-Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Eine Zusammenführung mit etwaigen von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht. Session-Cookies werden bei Ablauf der Session (nach Schließen des Browsers) gelöscht. XSRF-Cookies dienen als serverseitige Abwehrmaßnahme gegen eine bestimmte Art von Angriffen auf das System, bei denen den Nutzenden, die auf einer Webseite angemeldet sind, ein Link untergeschoben wird. Wird der Link geöffnet, kann eine unberechtigte Aktion auf der Webseite ausgeführt werden. Mithilfe eines XSRF-Cookies kann eine Webseite erkennen, ob es sich um einen unberechtigten Zugriff handelt. Diese Cookies haben einen Gültigkeitszeitraum von 120 Minuten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden können oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies ist eine Nutzung unserer Datenbank dennoch möglich – allerdings eingeschränkt.

8. Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung

Die Bereitstellung sämtlicher Ihrer Daten ist – über die vorstehend beschriebenen Zwecke hinaus – weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.

9. Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre Daten werden – abweichend von den vorstehend beschriebenen Zeiträumen – weiterverarbeitet, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten als Beweismittel benötigt werden.

Ihre in der Datenbank hinterlegten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Berechtigung zur Nutzung der Datenbank beendet ist, indem Sie Ihr Nutzerkonto eigenhändig löschen. In diesem Fall werden auch alle personenbezogenen Daten (wie z. B. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) und sämtliche optionale Angaben, die innerhalb der UBAconnect-Datenbank gemacht wurden, gelöscht.

Soweit wir im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen Ihnen und uns Ihre Daten zur Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung verarbeiten, bleiben diese Daten mindestens für die Dauer des Rechtsstreits bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Die Verjährungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren endet.

10. Ihre Rechte

10.1 Widerspruch

Sie können den Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen vornehmen, jederzeit widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Zur Ausübung Ihres Widerspruchs können Sie die in Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktmöglichkeiten nutzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Rechtsansprüchen unsererseits.

10.2 Widerruf

Ferner haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen und vor der Ausübung Ihres Widerrufsrechts erfolgt sind, bleiben rechtmäßig.

10.3 Sonstige Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten korrigieren sowie Daten sperren oder löschen zu lassen. Ferner haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen zu lassen.

Bitte richten Sie Ihr jeweiliges Anliegen an die für die Datenbank zuständigen Mitarbeitenden der ZWH e.V. unter uba@zwh.de. Alternativ können Sie die in Ziffer 1 oder Ziffer 2 genannten Kontaktdaten verwenden.

Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.